Pada saat membuat email bisnis Kalian mungkin akan menemukan istilah asing yang belum pernah Kalian dengar sebelumnya.
Di halaman ini Saya akan menjabarkan paling tidak 10 istilah di dalam email bisnis sekaligus dengan pengertiannya. Tujuannya supaya kalian tahu dan paham. Karena istihal-istilah ini nantinya akan terus dipakai selama melakukan setup maupun menggunakan email bisnis.
Langsung saja, ini istilah-istilah di dalam email bisnis.
Email hosting
Email hosting adalah layanan yang disediakan oleh penyedia hosting untuk mengelola email bisnis atau personal domain Kalian. Dengan layanan email hosting, Kalian dapat membuat dan mengelola email dengan nama domain Kalian sendiri, seperti [email protected], alih-alih menggunakan alamat email gratis dari layanan email umum seperti Gmail atau Yahoo.
Layanan email hosting biasanya mencakup fitur seperti penyimpanan email yang aman, kemampuan untuk membuat banyak akun email, kemampuan untuk mengelola alamat email dan pengaturan email, kemampuan untuk mengirim dan menerima pesan dengan lampiran, dan fitur lainnya yang membantu mengatur dan mengelola email Kalian dengan lebih efektif.
Keuntungan dari email hosting adalah memiliki keamanan yang lebih baik, menghasilkan kesan profesional, kontrol penuh atas nama domain yang Kalian miliki, dan kemampuan untuk membuat email yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Kalian. Namun, layanan email hosting biasanya memerlukan biaya bulanan atau tahunan dan memerlukan sedikit pengetahuan teknis untuk mengkonfigurasi dan mengelola email Kalian.
Aplikasi email client
Aplikasi email client adalah program komputer atau perangkat lunak yang digunakan untuk mengakses, membaca, dan mengirim email dari akun email Kalian. Aplikasi email client umumnya terdiri dari antarmuka pengguna grafis yang memungkinkan pengguna untuk dengan mudah melihat dan mengelola email mereka dari desktop atau perangkat seluler.
Beberapa contoh aplikasi email client yang populer adalah Microsoft Outlook, Gmail, Mozilla Thunderbird, Apple Mail, dan banyak lagi. Aplikasi email client ini biasanya dapat dikonfigurasi untuk bekerja dengan berbagai jenis protokol email, seperti POP3, IMAP, dan Exchange.
Keuntungan menggunakan aplikasi email client adalah dapat dengan mudah mengakses semua email Kalian dari satu lokasi, menyimpan email di komputer atau perangkat seluler Kalian, mengelola pesan email dalam folder, melacak email yang sudah dibaca atau belum dibaca, dan memanfaatkan fitur-fitur tambahan seperti kalender, tugas, dan catatan.
Namun, aplikasi email client juga memiliki kelemahan, seperti risiko keamanan yang lebih besar karena email disimpan di perangkat Kalian, memerlukan sedikit konfigurasi teknis untuk mengatur akun email, dan biasanya memerlukan biaya jika Kalian menggunakan versi yang lebih canggih.
POP3
POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah protokol internet standar yang digunakan untuk mengambil email dari server email. POP3 digunakan oleh aplikasi email client untuk mengunduh email dari server email ke perangkat komputer atau perangkat seluler pengguna.
Dalam protokol POP3, email diunduh dari server dan dihapus dari server email. Artinya, setelah email diunduh ke perangkat pengguna, email tersebut tidak lagi tersedia di server email. Hal ini berarti bahwa jika pengguna ingin mengakses email dari lokasi atau perangkat yang berbeda, email tersebut tidak akan tersedia lagi.
POP3 umumnya digunakan untuk mengakses email dari penyedia layanan email berbasis web yang tidak menyimpan email untuk waktu yang lama di server mereka. Karena POP3 mengunduh email dari server ke perangkat pengguna, maka penyimpanan email di server email menjadi lebih sedikit dan biaya hosting menjadi lebih murah. Namun, kelemahan dari POP3 adalah bahwa email yang diunduh ke perangkat pengguna tidak lagi tersedia di server, sehingga pengguna tidak dapat mengakses email dari tempat lain.
Protokol POP3 secara default menggunakan port 110 untuk koneksi tanpa enkripsi, dan port 995 untuk koneksi dengan enkripsi SSL/TLS.
IMAP
IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol internet standar yang digunakan untuk mengakses email yang disimpan di server email. IMAP memungkinkan pengguna untuk melihat email yang ada di server email dan melakukan operasi lain pada email tanpa mengunduh seluruh email ke perangkat pengguna.
Dalam protokol IMAP, email tetap disimpan di server email dan dapat diakses dari berbagai perangkat dan lokasi. Artinya, jika pengguna membuka email dari satu perangkat, email tersebut masih tersedia di server email dan dapat diakses dari perangkat lain. Hal ini memudahkan pengguna untuk mengakses email dari berbagai tempat dan perangkat.
IMAP juga memungkinkan pengguna untuk membuat folder di server email dan mengatur email dalam folder yang sesuai, sehingga email dapat diorganisir dan mudah diakses. Selain itu, IMAP dapat memperbarui folder secara otomatis dan memberi tahu pengguna ketika ada email baru yang masuk ke server email.
Protokol IMAP secara default menggunakan port 143 untuk koneksi tanpa enkripsi, dan port 993 untuk koneksi dengan enkripsi SSL/TLS. IMAP adalah pilihan yang baik untuk pengguna yang ingin mengakses email dari berbagai perangkat dan tempat, serta ingin mempertahankan salinan email di server email.
Exchange
Exchange adalah program server email dan kolaborasi yang dikembangkan oleh Microsoft. Exchange digunakan oleh perusahaan dan organisasi besar untuk mengelola email, kalender, kontak, tugas, dan informasi lainnya dalam satu platform yang terintegrasi.
Exchange menyediakan banyak fitur yang berguna, seperti kemampuan untuk berbagi kalender dan informasi kontak dengan pengguna lain dalam organisasi, mengatur rapat dan janji temu dengan mudah, memfasilitasi kolaborasi tim, mengelola email dengan filter, dan banyak lagi.
Selain itu, Exchange juga dapat terintegrasi dengan aplikasi lain dalam paket Microsoft Office, seperti Outlook, Word, Excel, dan PowerPoint, sehingga pengguna dapat dengan mudah mengakses dan mengelola informasi dari berbagai aplikasi dalam satu tempat.
Exchange juga menyediakan kemampuan untuk mengelola email secara aman, seperti enkripsi email dan pengelolaan spam, sehingga data dan informasi sensitif dijamin keamanannya.
Exchange dapat diinstal pada server lokal atau di-hosting sebagai layanan cloud, dan dapat diakses dari berbagai platform, termasuk desktop, web, dan perangkat seluler.
Karena Exchange adalah produk komersial dari Microsoft, pengguna harus membayar lisensi untuk menggunakannya, dan biasanya digunakan oleh perusahaan dan organisasi dengan jumlah pengguna yang besar.
DNS Manager
DNS Manager adalah aplikasi atau tool yang digunakan untuk mengelola domain name system (DNS) sebuah website. DNS Manager memungkinkan pengguna untuk mengkonfigurasi dan mengatur informasi DNS untuk domain mereka, seperti menambahkan, menghapus, atau mengubah catatan DNS seperti A, CNAME, MX, TXT, dan lain-lain.
Dalam pengaturan DNS, informasi penting seperti alamat IP server web, nama domain, dan informasi lainnya disimpan dalam bentuk catatan DNS. DNS Manager memungkinkan pengguna untuk mengelola catatan DNS ini dan memastikan bahwa domain mereka terhubung ke server web yang tepat.
Beberapa fitur yang umumnya tersedia dalam DNS Manager adalah:
- Pencarian dan reservasi nama domain yang tersedia
- Pengaturan dan konfigurasi DNS Zone
- Menambahkan, menghapus atau mengubah catatan DNS seperti A, CNAME, MX, dan TXT
- Melacak dan memeriksa status DNS record
- Menetapkan TTL (Time to Live) untuk catatan DNS
Dalam bisnis online, DNS Manager sangat penting karena pengaturan DNS yang salah dapat menyebabkan website tidak dapat diakses atau mengalami masalah lainnya. Oleh karena itu, DNS Manager dapat membantu pengguna untuk memperbaiki masalah yang terkait dengan DNS dengan cepat dan mudah.
MX Record
MX record (Mail Exchange record) adalah catatan DNS (Domain Name System) yang menentukan server email mana yang bertanggung jawab untuk menerima email untuk sebuah domain tertentu. MX record biasanya digunakan untuk mengirim email ke alamat email domain yang diinginkan.
Setiap domain yang memiliki alamat email harus memiliki setidaknya satu MX record. MX record menyimpan informasi tentang alamat IP server email yang digunakan oleh domain tertentu.
Misalnya, jika seseorang mengirim email ke alamat “[email protected]“, server email akan mencari MX record untuk “contoh.com” untuk mengetahui alamat IP dari server email yang bertanggung jawab untuk menerima email tersebut.
MX record memiliki prioritas yang dapat dikonfigurasi, yang menunjukkan urutan di mana server email harus dihubungi jika server utama tidak merespons. Prioritas biasanya dinyatakan dengan angka, dengan angka yang lebih rendah menunjukkan prioritas yang lebih tinggi.
MX record dapat dikonfigurasi dengan mengakses panel kontrol DNS domain, dan biasanya dikelola oleh administrator sistem atau penyedia layanan hosting.
Cname Record
CNAME record (Canonical Name record) adalah jenis catatan DNS (Domain Name System) yang digunakan untuk menentukan alias atau nama domain alternatif untuk sebuah domain utama. CNAME record memungkinkan pengguna untuk mengalihkan nama domain ke alamat IP atau ke domain lain.
Sebagai contoh, jika seseorang ingin membuat subdomain “shop.contoh.com” yang mengarah ke domain “contoh.com”, maka mereka dapat membuat CNAME record dengan menentukan “shop” sebagai alias dan “contoh.com” sebagai target domain.
CNAME record sering digunakan untuk mengatur subdomain untuk alamat IP atau domain yang sama dengan domain utama. CNAME record juga dapat digunakan untuk mengalihkan lalu lintas web dari domain yang kadaluwarsa atau dinonaktifkan ke domain baru.
CNAME record memiliki beberapa keuntungan, di antaranya:
- Memungkinkan pengguna untuk menggunakan nama domain yang lebih mudah diingat dan lebih deskriptif daripada alamat IP
- Memudahkan pengguna untuk mengubah alamat IP atau domain tujuan tanpa harus memperbarui catatan DNS lainnya
- Mengurangi kemungkinan kesalahan pengejaan atau ketik pada pengguna
CNAME record dapat dikonfigurasi dengan mengakses panel kontrol DNS domain dan biasanya dikelola oleh administrator sistem atau penyedia layanan hosting.
SPF Record
SPF record (Sender Policy Framework record) adalah jenis catatan DNS (Domain Name System) yang digunakan untuk memverifikasi dan mengotentikasi email yang dikirim dari sebuah domain. SPF record membantu mengurangi risiko email spoofing atau pengiriman email spam menggunakan domain palsu.
Dalam SPF record, domain email menentukan server mana yang diizinkan untuk mengirim email dari domain tersebut. Ketika email diterima oleh server penerima, server tersebut akan memeriksa SPF record domain pengirim untuk memastikan bahwa email tersebut dikirimkan dari server yang diizinkan.
Jika server pengirim tidak tercantum dalam daftar server yang diizinkan, maka email tersebut akan ditandai sebagai spam atau ditolak oleh server penerima. Hal ini membantu mencegah pengiriman email spam dan melindungi reputasi domain dari praktik spamming.
Contoh SPF record adalah sebagai berikut:
"v=spf1 include:_spf.google.com ~all"Artinya, domain pengirim memperbolehkan server Google untuk mengirim email atas nama domain tersebut. “~all” menunjukkan bahwa email yang dikirim dari server selain dari yang tercantum dalam SPF record akan ditandai sebagai “soft fail”, tetapi masih diterima.
SPF record dapat dikonfigurasi dengan mengakses panel kontrol DNS domain, dan biasanya dikelola oleh administrator sistem atau penyedia layanan hosting.
DKIM Record
DKIM record (DomainKeys Identified Mail record) adalah jenis catatan DNS (Domain Name System) yang digunakan untuk memberikan tanda tangan digital pada email yang dikirim dari sebuah domain. DKIM record membantu mengotentikasi email dan memastikan bahwa email tersebut tidak dimanipulasi oleh pihak lain selama pengiriman.
DKIM record menambahkan tanda tangan digital pada header email, yang dihasilkan oleh server pengirim menggunakan kunci privat domain pengirim. Ketika email diterima oleh server penerima, server tersebut akan memeriksa DKIM record domain pengirim untuk memastikan bahwa tanda tangan digital tersebut valid dan tidak dimanipulasi.
Jika tanda tangan digital valid, maka email dianggap asli dan dapat dipercayai. Namun, jika tanda tangan digital tidak valid atau tidak ditemukan, maka email tersebut dapat ditandai sebagai spam atau ditolak oleh server penerima.
Contoh DKIM record adalah sebagai berikut:
"v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCrLHiExVd55zd/IQ/J/mRwSRMAocV/hMB3jXwaHH36d9NaVynQFYV8NaWi69c1veUtRzGt7yAioXqLj7Z4TeEUoOLgrKsn8YnckGs9i3B3tVFB+Ch/4mPhXWiNfNdynHWBcPcbJ8kjEQ2U8y78dHZj1YeRXXVvWob2OaKynO8/lQIDAQAB;"DKIM record dapat dikonfigurasi dengan mengakses panel kontrol DNS domain, dan biasanya dikelola oleh administrator sistem atau penyedia layanan hosting.
